Ön muhasebe personelinin maliyeti bordroda görünenden ibaret değildir. Görünmeyen kalemler ve yapısal riskler hesaba katıldığında tablo değişir.
Bir şirkette ön muhasebe personelinin maliyeti sorulduğunda verilen cevap genellikle tek bir rakamdır: aylık brüt ücret. Oysa bu rakam, o pozisyonun şirkete gerçek maliyetinin yalnızca bir bölümüdür. Kalan bölüm, mali tablolarda tek bir satırda görünmediği için çoğu zaman hiç hesaplanmaz.
Görünen maliyet
Bordroda doğrudan yer alan kalemler nispeten kolay hesaplanır: brüt ücret, işveren SGK payı, işsizlik sigortası primi ve varsa ikramiye ile primler. Buna yemek ve yol yardımı eklendiğinde, şirketin her ay ödediği tutar ortaya çıkar. Bu, hesaplamanın en kolay ve en eksik kısmıdır.
Görünmeyen maliyet
Asıl fark, bordroda görünmeyen kalemlerde ortaya çıkar. Bunların çoğu şirketin başka gider kalemlerine dağılmış durumdadır ve o pozisyonla ilişkilendirilmez:
- Bilgisayar, ekran, telefon ve ofis ekipmanının amortismanı
- Ön muhasebe yazılımı, e-belge entegratörü ve lisans bedelleri
- Çalışanın kapladığı ofis alanının kira, aidat, elektrik ve ısıtma payı
- İşe alım süreci: ilan, görüşmeler ve yöneticinin bu sürece ayırdığı zaman
- Uyum ve eğitim dönemi: ilk aylarda verimin tam kapasiteye ulaşmaması
- Yıllık izin, resmî tatil ve raporlu günlerde oluşan kapasite kaybı
- Mevzuat değişikliklerinde eğitim ve güncelleme ihtiyacı
- Personel değişiminde devir dönemi ve yeniden öğrenme maliyeti
Üçüncü kalem: yapısal risk
Maliyet hesabının en çok atlanan boyutu, parayla ifade edilmeyen risklerdir. Tek kişinin yürüttüğü bir ön muhasebe yapısında şirket şu risklerle birlikte yaşar:
- Tek kişiye bağımlılık: o kişi olmadığında operasyonun durması
- Bilgi kaybı: personel ayrıldığında kurumsal hafızanın da çıkması
- Kontrol boşluğu: kaydı yapan ile kontrol edenin aynı kişi olması
- Yetkinlik sınırı: bordro, dış ticaret ve raporlamanın aynı kişiden beklenmesi
Bu riskler genellikle bir sorun yaşanana kadar maliyet olarak görünmez. Yaşandığında ise maliyeti, tasarruf edildiği düşünülen tutarların çok üzerinde olabilir.
Doğru soru nedir?
Karşılaştırma "personel mi ucuz, dış kaynak mı" şeklinde kurulduğunda yanıltıcı olur. Daha doğru soru şudur: bu bütçeyle hangi yetkinliğe ve hangi süreklilik güvencesine erişiyorum?
Bir ön muhasebe personeli, bir kişinin bilgisi ve bir kişinin kapasitesidir. Ekip tabanlı bir model ise aynı bütçe aralığında ön muhasebe, bordro, raporlama ve mali müşavirlik yetkinliklerine aynı anda erişim sağlayabilir. Burada satın alınan şey saat değil, yetkinlik ve sürekliliktir.