Her şirket için doğru cevap dış kaynak değildir. Modelin gerçekten değer ürettiği durumlar ile iç ekibin daha doğru olduğu durumları ayırıyoruz.
Dış kaynak ön muhasebe, son yıllarda Türkiye'de hızla yaygınlaşan bir model. Ancak her modelde olduğu gibi burada da doğru soru "iyi mi kötü mü" değil, "benim şirketim için uygun mu" sorusudur. Aşağıda modelin güçlü ve zayıf olduğu durumları ayırdık.
Model şu durumlarda güçlüdür
1. İşlem hacmi tam zamanlı bir kişiyi doldurmuyor
Aylık belge ve işlem sayısı, bir kişinin tam kapasitesini gerektirmiyorsa şirket aslında boş kapasite istihdam eder. Dış kaynak modelinde ödeme kapsam ve hacim üzerinden yapıldığı için bu boşluk ortadan kalkar.
2. Şirket tek kişiye bağımlı kalmak istemiyor
Ön muhasebenin tek kişide olması, izin ve istifa dönemlerinde operasyonu kırılgan hâle getirir. Ekip tabanlı model bu kırılganlığı yapısal olarak azaltır.
3. Birden fazla yetkinlik aynı anda gerekiyor
Ön muhasebe, bordro, dış ticaret ve raporlama farklı uzmanlıklardır. Tek bir personelden hepsinde aynı seviyede performans beklemek gerçekçi değildir.
4. Süreçler dağınık ve yeniden kurulması gerekiyor
Mevcut yapı düzensizse, aynı düzensizliği devralacak yeni bir personel işe almak sorunu çözmez. Süreç tasarımı ve operasyonun birlikte devredildiği bir model daha etkili sonuç verir.
5. Şirket büyüme aşamasında
Büyüme döneminde işlem hacmi öngörülemez şekilde artar. Kapsamı genişletmek, yeni personel arayıp işe alıştırmaktan hızlıdır.
Model şu durumlarda zayıftır
- Ön muhasebe işinin büyük bölümü fiziksel varlık gerektiriyorsa: kasa sayımı, depo giriş-çıkış kontrolü, yoğun nakit tahsilatı gibi işlerde yerinde bir görevli gerekir.
- Şirket, saatlik ve anlık müdahale bekliyorsa: her an masada olması gereken bir asistan ihtiyacı, ön muhasebe operasyonu ihtiyacından farklıdır.
- İşlem hacmi birden fazla kişiyi tam kapasite meşgul edecek kadar büyükse: bu ölçekte kendi finans departmanını kurmak mantıklı olabilir. Bu durumda destek, operasyon yürütmekten çok departmanın kurulması ve raporlama tarafında anlamlıdır.
- Şirket dijital belge akışına hiç geçmek istemiyorsa: uzaktan model, belgelerin dijital ortamda ve tanımlı bir akışta dolaşmasını gerektirir.
Karar verirken bakılacak dört soru
- Aylık belge ve işlem hacmim tam zamanlı bir kişiyi doldurur mu?
- Bu iş bugün bir kişiye bağlı mı? O kişi ayrılırsa ne olur?
- Ön muhasebe dışında bordro, raporlama, dış ticaret gibi ihtiyaçlarım var mı?
- Süreçlerim tanımlı mı, yoksa yeniden kurulması mı gerekiyor?
Bu sorulardan en az ikisine "evet" diyorsanız, ekip tabanlı model muhtemelen sizin için değerlendirilmeye değerdir.